Nghiên cứu vấn đề bảo quản tài liệu tại thư viện huyện định hóa

hạn chế. Chính vì vậy mà thư viện còn nhiều thiệt thòi khi chưa được ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động, do đó nguồn thông tin mới không được cập nhật thường xuyên.  Đặc điểm vốn tài liệu truyền thống của thư viện Tài liệu truyền thống là tài liệu chứa các thông tin dưới dạng giấy. Bao gồm văn bản, các loại tài liệu quí hiếm khác như sách lá cọ, sách đồng, sách thẻ tre,… Thông tin lưu trữ trong tài liệu truyền thống có độ ổn định và bền vững cao hơn thông tin chứa trong các nguồn tài liệu điện tử. Bất cứ lúc nào người dùng tin cũng có thể tìm được tài liệu thông qua hệ thống phiếu mục lục. Việc biên mục tài liệu dựa trên các quy tắc như ISBD, AACR2… có giới hạn dựa trên các yếu tố mô tả (hình thức, nội dung) của tài liệu. Tài liệu truyền thống được lưu giữ trên giá, bảo quản vật mang tin vật lý sách, tạp chí… ở một không gian cụ thể. Tuy nhiên dung lượng thông tin chứa trong các dạng tài liệu truyền thống không lớn bằng tài liệu điện tử . Thông tin dạng giấy thường dễ bị hư hỏng do tác động của môi trường, gây khó khăn trong công tác bảo quản, kinh phí cho việc bảo quản tài liệu truyền thống thường tốn kém. Mức độ cập nhật thông tin trong tài liệu truyền thống rất chậm, không thường xuyên và không cập nhật kịp thời. Thông tin trong tài liệu truyền thống chỉ có thể lưu trữ dưới dạng thông tin tĩnh, vì vậy tài liệu truyền thống không có khả năng truy cập từ xa, bị giới hạn về không gian và thời gian. Người dùng tin muốn sử dụng tài liệu thì phải trực tiếp đến thư viện rất mất thời gian.  Đặc điểm của tài liệu điện tử - Các Cơ sở dữ liệu chuyên ngành (CSDL), đa ngành lưu trữ trên đĩa từ, băng từ, đĩa quang CD – ROM. 11 - Các CSDL trực tuyến do các cơ quan thông tin xây dựng, muốn sử dụng phải đăng ký tài khoản để được quyền truy cập. - Bản tin điện tử, báo tạp chí điện tử, được xuất bản trên mạng internet. - Các Website trên internet, chứa thông tin về cơ quan hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp, các công ty, trường Đại học., … - Mật độ thông tin trong các tài liệu điện tử rất cao. Xuất phát từ công nghệ nén và lưu trữ dữ liệu trên các vật mang tin từ tính, quang học, dung lượng lưu trữ trên chúng rất lớn. - Tài liệu điện tử có khả năng đa truy cập. Người dùng tin có thể truy cập tài liệu đồng thời theo những dấu hiệu khác nhau: Tác giả, nhan đề, năm xuất bản, kí hiệu phân loại… - Nguồn tài liệu điện tử cho phép người dùng tin có khả năng liên hệ, tiếp cận với tác giả thông qua kênh thông tin phản hồi giữa người dùng tin và người sáng tạo ra thông tin. - Tài liệu điện tử cho phép lưu trữ thông tin dưới mọi dạng khác nhau như văn bản, âm thanh, hình ảnh, biểu đồ, thông tin tĩnh và động trong cùng một tài liệu. Đây là điều không thể có hông tin ở dạng số, được trình bày và lưu trữ trên các vật mang tin điện tử: CD ROM, băng đĩa,… và để truy cập tới chúng phải thông qua máy tính và mạng máy tính điện tử. Nguồn tài liệu điện tử được tạo thành bởi các thông tin điện tử hay còn gọi là thông tin số hóa bao gồm: trong các dạng tài liệu truyền thống và nó làm cho thông tin trở nên hấp dẫn hơn, dễ truyền đạt hơn. - Nguồn tài liệu điện tử có khả năng truy cập từ xa, không giới hạn về thời gian và không gian, người dùng tin có thể tiếp cận nguồn thông tin từ mọi nơi, mọi lúc thông qua mạng máy tính. Cùng một thời điểm, tài liệu điện tử cho phép nhiều người cùng truy cập hay sử dụng. 12 - Thông tin trong nguồn tài liệu điện tử luôn có tính mới vì có khả năng cập nhật nhanh chóng, thường xuyên và kịp thời. Bên cạnh những đặc trưng tiêu biểu tài liệu điện tử cũng có một số hạn chế cần phải lưu ý về tính ổn định và độ bền vững của thông tin trong tài liệu điện tử không cao và không đồng nhất, có thông tin tồn tại lâu dài như trên đĩa CD – ROM, có thông tin vòng đời ngắn như các tập tin, các bài báo trên mạng internet. Ngoài ra tính chính xác của thông tin dễ bị vi phạm do việc sao chép thông tin từ nguồn tài liệu điện tử rất rõ ràng, nhanh chóng, thông tin trên mạng dễ bị sửa đổi, làm sai lệch thậm chí bị hủy hoại do những phạm vi vô tình hay cố ý của người sử dụng. Với rất nhiều ưu điểm vượt trội tài liệu điện tử được rất nhiều thư viện đầu tư và phát triển. Tuy nhiên, nguồn tài liệu điện tử này ở Thư viện Định Hóa lại chỉ chiếm một số lượng khá nhỏ trong thư viện, do thư viện còn thiếu cơ sở vật chất, lại là một địa phương miền núi nên chưa được đầu tư thỏa đáng. 1.1.4 Công tác bổ sung vốn tài liệu của thư viện huyện Định Hóa Vốn tài liệu là một bộ sưu tập theo những chủ đề và nội dung nhất định được xử lý theo quy trình khoa học của nghiệp vụ thư viện nhằm phục vụ người dùng tin. Xây dựng vốn sách có nghĩa là lựa chọn và thu thập để đưa ra sử dụng một cách có mục đích, có kế hoạch… những ấn phẩm mà nội dung, giá trị tư tưởng, khoa học đáp ứng được nhu cầu của giáo dục, những ấn phẩm lựa chọn phải phù hợp với đặc điểm của thư viện. Thư viện phản ánh sự phát triển của đất nước nên vốn tài liệu luôn ở trạng thái động, diễn biến qua các thời kỳ lịch sử. Do vậy công tác bổ sung vốn tài liệu thường xuyên là rất quan trọng. Công tác này đòi hỏi người cán bộ ngoài nghiệp chuyên môn giỏi cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt để nắm được yêu cầu cần thiết của người dùng tin, từ đó định hướng nên bổ sung 13 những tài liệu gì. Đồng thời cần phải tham khảo ý kiến của độc giả, cán bộ nghiên cứu khoa học để có nguồn tài liệu đúng. Thư viện huyện Định Hóa căn cứ vào nhiệm vụ giáo dục, thành phần lứa tuổi, hứng thú của mọi đối tượng bạn đọc và vốn sách hiện có của thư viện để bổ sung kho sách thư viện. Quá trình bổ sung kho sách tạo cơ sở cho việc thực hiện chức năng giáo dục tư tưởng, nâng cao tri thức cho quần chúng nhân dân. Bổ sung kho sách phải tuân theo các nguyên tắc chủ đạo như: Tính Đảng cộng sản, tính kế hoạch, tính hệ thống và tính phù hợp với đặc điểm thư viện và nhu cầu hứng thú của độc giả. Phương pháp bổ sung tốt nhất là đến hiệu sách để chọn. Như vậy cán bộ thư viện có điều kiện nắm được nội dung và giá trị của sách để đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của độc giả. 1.1.5 Tổ chức kho của thư viện Phương thức phục vụ của Thư viện huyện Định Hóa là kho tự chọn (kho mở) cho bạn đọc tự chọn sách trên giá. Kho mở có tác dụng lớn trong việc giúp bạn đọc lựa chọn những cuốn sách có chứa nội dung phù hợp, không bị gò bó, không mất thời gian viết phiếu yều cầu, tiết kiệm thời gian công sức của cán bộ thư viện. Tuy nhiên việc tổ chức bằng kho mở sẽ làm cho tài liệu nhanh hỏng hơn vì cán bộ thư viện không thể kiểm soát được tài liệu 100% khi bạn đọc vào tra tìm tài liệu, khiến cho công tác bảo quản tài liệu của thư viện gặp nhiều khó khăn hơn khi tổ chức bằng kho đóng. 1.2 Bảo quản tài liệu trong hoạt động của thư viện huyện Định Hóa 1.2.1 Khái niệm chung 1.2.1.1 Vốn tài liệu Nói đến thư viện và trung tâm thông tin là nói đến sách, báo, tạp chí và các vật mang tin khác, ta gọi chung là tài liệu. 14 Khái niệm tài liệu (trong tiếng anh là “document”) xuất phát từ một từ gốc latin là “Docure” có nghĩa là tất cả mọi cái viết ra để làm chứng cứ cho việc chỉ dẫn, giảng dạy. “Phát triển vốn tài liệu trong thư viện và cơ quan thông tin” của hai tác giả “Phạm Văn Rính – Nguyễn Viết Nghĩa”, [tr.11]. Hiện nay có rất nhiều những định nghĩa khác nhau về tài liệu: Ở nước Nga, theo tiêu chuẩn quốc gia đầu tiên về thuật ngữ GOST 16487-70 “Văn thư và công tác lưu trữ. Các thuật ngữ và định nghĩa”, khái niệm “Tài liệu” đã được định nghĩa là “phương tiện để giữ lại các tin tức về những sự việc, sự kiện, hiện tượng của thực tiễn khách quan và hoạt động tư duy của con người”. Ngày nay, khái niệm “tài liệu” được định nghĩa như sau: “Tài liệu - là thông tin được gắn trên vật mang tin với những tiêu chí cho phép nhận dạng nó”. Đối với công tác quản lý, văn thư, lưu trữ, điều quan trọng là làm sao có thể nhận dạng được thông tin chứa đựng trong tài liệu, sao cho tài liệu được trình bày theo trật tự được thiết lập với những tiêu chí nhất định. Còn theo tiêu chuẩn ISO 5127-1 của tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (International Standards Organization) thì “tài liệu là toàn bộ vật mang tin và dữ liệu ghi trên đó dưới mọi hình thức nói chung là không đổi và con người hay máy có thể đọc được”. Như vậy, từ những định nghĩa trên, có thể thấy rằng, theo nghĩa chung nhất, tài liệu là những vật mang thông tin đã được ghi trên đó theo nhiều dạng khác nhau phục vụ cho những mục đích khác nhau của con người. Tài liệu trong thư viện và trung tâm thông tin là cơ sở vật chất quan trọng và thiết yếu nhất, không có thư viện và trung tâm thông tin nào lại không có tài liệu. Như vậy: Tài liệu là những vật mang tin cùng với thông tin đã được ghi trên đó theo nhiều dạng khác nhau, phục vụ cho những mục đích khác nhau của con người. Vốn tài liệu đã xuất hiện cùng với sự xuất hiện của những thư viện đầu tiên của nhân loại. Qua hàng ngàn năm tồn tại, người xưa vẫn chưa phân biệt 15 giữa vốn tài liệu và thư viện. Vì vậy cho đến thế kỉ thứ XIX, vốn tài liệu vẫn chưa có khái niệm riêng và vẫn được hiểu trùng với khái niệm thư viện. Khoảng giữa thế kỉ XX, khái niệm vốn tài liệu mới được hình thành. Người đầu tiên đã đưa ra định nghĩa về vốn tài liệu là E. I. Samurin, một chuyên gia thư viện Xô viết. Theo ông “Vốn tài liệu là bộ sưu tập các bản thảo và các tài liệu khác có trong thư viện, tạo điều kiện cho việc sử dụng của độc giả”. Từ điển Thuật ngữ thư viện của Liên Xô có giải thích: “Vốn tài liệu là bộ sưu tập các xuất bản phẩm và các vật mang tin, được hình thành phù hợp với chức năng của thư viện, được sử dụng có tính xã hội, được giới thiệu về phương diện với sự giúp đỡ của hệ thống mục lục”. Như vậy, vốn tài liệu chỉ là một bộ phận cấu thành nên thư viện. Ở Việt Nam, vốn tài liệu đã được xác nhận trong văn bản của nhà nước. Mục 3, điều 2 của Pháp lệnh thư viện Việt Nam có định nghĩa về vốn tài liệu như sau: “Vốn tài liệu thư viện là những tài liệu được sưu tầm tập hợp theo nhiều chủ đề, nội dung nhất định, được xử lí theo qui tắc, qui trình khoa học của nghiệp vụ thư viện để tổ chức phục vụ người đọc đạt hiệu quả cao và được bảo quản”. Vốn tài liệu thư viện là nền tảng, là cơ sở để tổ chức hoạt động của thư viện, quyết định đến sự tồn tại của mỗi thư viện. Vốn tài liệu càng phong phú, đa dạng, đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng tin thì việc tổ chức và bảo quản chúng một cách khoa học, hợp lí lại càng phải được quan tâm. 1.2.1.2 Bảo quản, bảo tồn Bảo quản tài liệu là một trong những nhiệm vụ chủ yếu của cán bộ thư viện. Điều này được thể hiện rõ trong tuyên bố của Hiệp hội liên thư viện quốc tế (International Federation of Library Associations and institutions – 16